Contexte :

Tech-Accès Canada est le réseau national des 60 centres d’accès aux technologies désignés par le CRSNG au Canada. Ces 60 CAT sont situés dans 9 provinces et un territoire et comptent 44 collèges/cégeps d’accueil différents. Au Québec, un grand nombre de CAT fonctionnent en tant qu’organismes sans but lucratif enregistrés avec conseil d’administration distinct, bien qu’ils aient toujours des liens très étroits avec leur cégep/collège affilié. Ce modèle n’existe pas encore à l’extérieur du Québec.

Bien que tous les membres appliquent un modèle de CAT standard, nos membres sont très diversifiés en termes de taille, de région, d’histoire et de secteur industriel clé soutenu. L’éducation postsecondaire relève de la compétence de chaque province et territoire, et les CAT eux-mêmes fonctionnent selon de nombreux modèles de gouvernance différents qui ont une incidence sur leurs processus quotidiens.

Dans ce contexte, nous avons mené une enquête auprès des CAT au début du mois d’avril 2020, afin de mieux comprendre combien d’entre eux sont encore ouverts au commerce, compte tenu de la pandémie de COVID-19 qui a eu des répercussions sur tous les aspects de la vie publique et privée des Canadiens. Nous avons reçu 56 réponses, et voici un résumé de l’analyse des réponses reçues.

Question 1. Votre TAC continue-t-il à mener des recherches, sur place dans votre collège, qui ne sont pas liées à la COVID-19?

Les réponses étaient partagées à 50/50. 28 des répondants travaillent toujours sur place dans leur collège, tandis que 28 autres ne le font pas et que leurs équipes ne travaillent qu’à domicile. Les réponses n’ont fait apparaître aucune corrélation significative avec la province.

Une analyse des réponses reçues :

Travail à distance :

Le personnel du CAT travaille à domicile dans la mesure du possible, en utilisant un VPN pour accéder aux fichiers et collaborer en toute sécurité. Bien qu’il y ait eu quelques ajustements initiaux nécessaires, le travail se répartit en trois catégories principales :

1. Spécifique au projet : gestion de projet, analyse, soutien réglementaire, conception, modélisation, développement de logiciels, programmation, analyse documentaire, consultations, approbation du client, etc.
2. Administration : développement commercial, définition de la portée des projets, établissement de devis, rédaction de demandes de subvention, facturation, réalisation d’étapes, révision des politiques et des procédures, etc.
3. En équipe : réunions et discussions de collaboration, coordination des travaux de recherche et des services, discussion de la réintégration progressive, etc.

Certains employés ont reçu l’autorisation d’apporter avec eux de l’équipement et des outils spécifiques pour effectuer des essais en laboratoire.

Travaux de recherche d’urgence au CAT :

Certains membres ont reçu l’autorisation de retourner à leur CAT (qu’il soit situé sur un campus universitaire ou hors site) pour effectuer des tâches spécifiques, telles que la vérification et la mise sous tension d’équipements ou d’infrastructures critiques, ou des procédures de maintenance strictement programmées.

Des directives de sécurité strictes ont été mises en place et l’accès n’est autorisé que pour des tâches spécifiques couvrant de courtes périodes. L’accès est limité à un nombre restreint de membres du personnel du CAT, et les étudiants ou les consultants ne sont pas admis. Certains ont institué un maximum de deux personnes par salle et s’efforcent de les faire travailler ensemble de manière cohérente. Les salles sont nettoyées et désinfectées avant leur arrivée et après leur départ.

Parmi les CAT qui peuvent retourner faire de la recherche dans leur centre, le collège a imposé des directives strictes :

1. Approbation de la direction du collège pour toute personne qui sera sur place, avec des formulaires d’auto déclaration remplis et signés.
2. Notifier chaque jour les services de sécurité du campus du lieu et de l’heure de leur visite.
3. Adhérer aux mesures d’éloignement physique prescrites par l’autorité sanitaire provinciale.
4. Protocole de notification des cas de COVID-19 ou des contacts avec une personne infectée

De nouveaux défis et des coûts importants sont associés à la reconfiguration des installations et des équipements afin de permettre l’éloignement physique prescrit aux employés.

Projets (au CAT) :

Pour ceux qui sont autorisés à accéder à leurs installations, les projets se divisent en deux catégories :

1. Les projets de recherche traditionnels desservant des entreprises/industries qui ont été jugées essentielles par leur province, que le projet soit lié à la COVID ou non.
2. Les projets spécifiquement liés à la lutte contre la COVID-19.

Les autres projets destinés aux entreprises qui n’entrent pas dans l’une de ces deux catégories sont mis en attente, à moins que certaines parties du projet puissent être livrées à distance. Ces projets sont classés par ordre de priorité si un retour progressif au travail est autorisé.

Partenaires et clients :

En ce qui concerne la nouvelle demande et les projets en cours, les réponses ont montré qu’il n’y a pas de corrélation entre les régions ou les industries. De nombreux CAT utilisent cette période comme une opportunité de développement commercial, de sorte que lorsque les choses reviendront à la normale, ils ne repartiront pas de zéro.

De nombreuses entreprises sont en mode de survie et sont soumises à une pression financière extrême compte tenu de l’impact de la pandémie sur leur trésorerie déjà fragile. De leur point de vue, les activités de R-D ont été considérées comme discrétionnaires et ont été mises en pause jusqu’à ce qu’elles soient en mesure de stabiliser leurs opérations. Cette situation est regrettable car l’accélération des projets d’innovation à plus grande échelle favorisera une reprise économique plus rapide pour le Canada.

De nombreux membres ont souligné l’importance que les organismes subventionnaires et les programmes gouvernementaux de soutien à la R-D réduisent ou éliminent l’exigence de contribution en espèces et maintiennent ou augmentent l’admissibilité des contributions en nature, au moins pour les 18 prochains mois, compte tenu de l’impact de la pandémie sur les entreprises, majoritairement petites, avec lesquelles nous collaborons.

D’autres partenaires ont enfin le temps et la concentration nécessaires pour se consacrer aux projets qui étaient restés sur le coin de leur bureau lorsque leurs activités commerciales de base prenaient tout leur temps. Ils veulent engager leur personnel dans les projets avec les CAT et ont maintenant le temps de le faire.

Une conséquence intéressante de la pandémie est que de nombreux partenaires sont très désireux de poursuivre leurs projets de recherche appliquée et leurs engagements de services techniques pour saisir une opportunité de marché, et ils ne sont pas heureux d’apprendre que les CAT sont temporairement fermés. Ils souhaitent vivement savoir quand les opérations reviendront à la normale, et les CAT ne sont pas en mesure de fournir d’estimation. Cela semble analogue aux défis auxquels sont confrontés les gouvernements provinciaux et les autorités sanitaires qui traitent avec le grand public.

Question 2. Effectuez-vous des recherches hors site chez un partenaire?

La grande majorité des répondants (75 %) ne mènent pas de recherches hors site chez un partenaire (42 ont répondu non, 14 ont répondu oui). Il n’y a pas de corrélation significative sur le plan provincial ou sectoriel dans les réponses.

Une analyse des réponses reçues :

Travailler sur les sites des partenaires :

Pour la plupart d’entre vous, les recherches ne sont pas effectuées par votre équipe sur le site d’un partenaire. La raison la plus souvent citée est le souci de responsabilité de votre centre/collège d’accueil par rapport à un membre de votre équipe contractant la COVID alors qu’il ou elle se trouve sur le site d’un partenaire, et la ramenant au centre/collège.

Un autre problème est que de nombreux aspects de vos projets qui se déroulent hors site dépendent encore de l’accès de votre équipe à vos laboratoires et votre équipement. Si vous ne pouvez pas y accéder, le plan du projet ralentit considérablement.

Pour ceux qui ne mènent pas de R-D sur les sites du partenaire, mais que celui-ci reste ouvert aux affaires, beaucoup d’entre vous ont transféré des tâches à l’équipe interne du partenaire avec vos conseils et votre soutien à distance pour continuer à faire avancer le projet jusqu’à ce que la collaboration sur place puisse reprendre.

Ceux d’entre vous qui continuent à collaborer en personne avec leurs partenaires sur leur site mettent en œuvre toutes les mesures d’éloignement physique prescrites et réduisent activement les contacts entre les personnes.

Question 3 : Quelles sont les précautions que vous prenez pour atténuer le risque de contamination?

Les réponses se répartissent en trois grandes catégories :

1. Travailler à domicile.
2. Suivre les protocoles de sécurité conseillés par le gouvernement.
3. Élaborer un plan pour la rentrée après la pandémie.

Comme indiqué précédemment, le travail à domicile a nécessité quelques ajustements initiaux, et permet maintenant de communiquer virtuellement avec les clients, et d’entreprendre certaines parties des projets qui se prêtent au travail à distance.

Ceux qui continuent à accéder aux laboratoires suivent les protocoles de sécurité du gouvernement concernant l’assainissement et la désinfection, l’utilisation d’équipement de protection individuelle, l’éloignement physique, l’utilisation de laboratoires universitaires pour maximiser l’espace, la restriction de l’accès au personnel essentiel et l’auto-isolement si les employés tombent malades ou sont exposés à la COVID-19.

La planification de la rentrée post-pandémique semble suivre des schémas similaires en ce qui concerne les installations qui peuvent être rouvertes et les protocoles qui doivent être mis en place :

• Évaluation de l’impact sur les entreprises (capacité et productivité internes, calendrier et réactivité des partenaires)
• Évaluation des risques pour la sécurité
• Plan d’intervention d’urgence
• Procédures de santé et de sécurité (nettoyage, EPI, éloignement physique, équipes fractionnées, travail à domicile, ramassage ou dépôt d’échantillons sur le trottoir, etc.)
• Atténuation des risques (transmission, contamination)
• Procédures opérationnelles standard révisées
• Plan de travail modifié
• Plan de retour progressif

Commentaires supplémentaires :

D’autres commentaires réfléchis ont été reçus, qui ne se rapportent pas directement à l’une des questions ci-dessus :

• Le travail à domicile a été une transition plus facile pour certains membres de l’équipe des CAT que pour d’autres. Les écoles et les garderies étant fermées, de nombreux membres s’occupent également d’enfants ou d’autres personnes à charge. Ce changement a un impact sur la façon dont se déroule une journée de travail typique et sur les heures de travail normales. Bien qu’il existe de nombreux excellents outils de télétravail, il y aura toujours des facteurs externes à la maison qui nécessiteront une patience et une compréhension supplémentaires de la part de la direction en ces temps sans précédent. De nombreuses organisations utilisent ces outils virtuels pour tenter de recréer le lien social manquant, par le biais de rencontres virtuelles au café le matin ou d’un petit cocktail le vendredi après-midi.
• Bien que cela ne soit pas applicable à tous les CAT, dans les situations où le collège ou le cégep d’accueil ne bénéficie pas d’une assise financière des plus solides, le CAT peut être considéré comme un centre de profit. Certains membres ont fait valoir que le fait de permettre au CAT de maintenir un fonctionnement proche des opérations régulières et de servir les clients du secteur grâce au modèle de rémunération à l’acte peut apporter des revenus supplémentaires pour soutenir la santé globale de l’établissement.
• Les CAT disposent d’installations, d’équipement et d’un personnel expert de classe mondiale qui sait comment les exploiter. Leur infrastructure d’importance a été acquise et installée au cours de nombreuses années et est orientée vers des opérations efficaces et efficientes, en maximisant le potentiel de chaque pied carré d’espace disponible. En fonction de la durée de la pandémie et du retour à la normale, les CAT pourraient devoir faire face à des coûts imprévus importants pour reconfigurer leurs installations afin de respecter l’éloignement physique et les autres mesures de santé et de sécurité qui doivent être mises en œuvre. Compte tenu de la nature exceptionnelle de cette pandémie, les CAT auront besoin d’un soutien financier pour faciliter le respect efficace de ces nouvelles exigences.
• Tel que mentionné dans l’introduction de mise en contexte, plusieurs de nos membres au Québec exploitent leurs centres en tant qu’entités juridiques distinctes enregistrées comme organismes sans but lucratif. Le CRSNG a toujours accepté ce modèle, et le CAT entretient toujours une relation très étroite avec son cégep ou collège affilié pour recevoir des subventions du Programme d’innovation dans les collèges et la communauté. Il y a des avantages et des inconvénients aux deux modèles de fonctionnement, mais le fait de fonctionner comme un organisme sans but lucratif enregistré donne au CAT l’autonomie nécessaire lui permettant de demeurer ouvert et opérationnel, même si son collège affilié et ses campus sont tous fermés. Ils doivent obtenir l’approbation de leur conseil d’administration et disposer des ressources nécessaires pour maintenir leurs activités, mais, en tant que service essentiel désigné par la province, la décision leur appartient. À ce jour, aucun CAT à l’extérieur du Québec ne fonctionne comme un organisme sans but lucratif.